I svært få tilfeller kan det være at fakturaene må behandles manuelt i Ordrestyring. Det vil være svært sjelden da leverandørene skal sende EHF, men dette er veiledning som viser hvordan du kan behandle faktura fra bilag til faktura.
Send fakturaen til adressen, som ligger inne på Innboks - Bilag (xxxxx@ordrestyring.no).
Ta vekk eventuelle logoer i din signatur (disse blir oppfattet som vedlegg) før du sender e-posten, slik at det bare er den reelle PDF-en som blir tolket som faktura.
Etter noen minutter vil den dukke opp og er klar for behandling.
Det er mulig å sette opp automatisk tolkning av fakturaen. Det koster kr 4,50 pr. faktura (juni 2023). Du kan sette opp dette i Markedsplass -> OS scan / OCR scanning, Installer-knappen.
- Fakturaen dukker opp under Innboks og Bilag.
- Klikk på linja slik at behandlingsbildet dukker opp på høyre side. Fyll inn leverandør, faktura, fakturadato og forfallsdato. Kidnummer og bankkontonummer(betalingsinformasjon) må også fylles ut. Hvis du allerede vet at varene skal inn på en bestemt ordre, kan ordrenummeret også legges inn her.
- Nå kan du legge inn Materiale ved å klikke på +Legg til Materiale
- Når du har lagt inn nettobeløpet i feltet kostpris og i tillegg lagt inn riktig antall og mva-kode. NB! For å legge til mva-kode, må du trykke på de 3 prikkene etter Salgskonto. Nytt vindu dukker opp og du trykker på Mva og henter opp den koden du skal bruke. Når alt er klart, trykker du på + ytterst til høyre for å legge til varelinja. Fortsett til alle varelinjene er lagt inn.
- Når alle varelinjene er lagt til, kan man også velge hvilken ordre fakturaen skal knyttes til.
Trykk Flytt til Innboks. Fakturaen legger seg under Elektroniske dokumenter og behandles videre der.
- Hvis du ikke la inn hvilken ordre fakturaen skulle knyttes til under Bilag, så gjør du det her. Her kan du også bestemme om det er enkelte varelinjer som skal på en annen ordre.
