Dette gjøres fra Prosjektdetaljer som man normalt sett kommer til ved å klikke på bunken "Mine prosjekter".
Klikk på opprett ny (ctrl+n) og velg mal (ting kan endre seg og det er ikke noe problem å endre feks en regningsjobb til anbud om det blir nødvendig senere)
- Intern - internt prosjekt som ikke skal faktureres, feks ett internt prosjekt per ansatt som brukes til føring av intern tid
- Regning - prosjekt der man skal fakturere medgått timer og materiell
- Anbud - prosjekt som skal faktureres med fast pris, altså ikke påløpt timer og materiell
Neste skjermbilde hjelper deg til å fylle ut viktig informasjon for prosjektet, og her følger en forklaring på de enkelte feltene:
- Prosjekt: Genereres automatisk av systemet, kan ikke endres.
- Navn: Kort beskrivelse av jobben, arbeidsbeskrivelse. Her er det lurt at bedriften har en praksis på hva som bør stå.
- Kunde: Trykk på nedtrekkslisten for å søke etter kunde. Dersom du etter grundig søk ikke finner kunden klikker du på knappen "Veiviser ny kunde", i feltet for "Telefon" kan du skrive inn telefonnummer, navn eller organisasjonsnummer for å gjøre et søk i 1880.no.
- Format: Format på eventuelle underprosjekter, standard verdi her er to siffer i underprosjekt, med andre ord maks 99 underprosjekter. Dersom du vet at det kan bli behov for mer enn 99 underprosjekter kan du legge til en ekstra # i dette feltet. NB! Dette lar seg ikke endre dersom man allerede har opprettet underprosjekter.
- Linjeegenskap: Hentes fra malen du valgte helt i starten, kan godt skjules.
- PL (prosjektleder): Blir automatisk utfylt med ansattnummer til den som oppretter prosjektet, kan endres.
- Ansvarlig montør: Dersom man vet hvem som skal være ansvarlig for utførelsen av jobben legges dette inn her, kan også la være dersom man ikke vet på dette tidspunktet.
- Jobbeskrivelse: Intern merknad om prosjektet.
- Fakturakommentar: Ekstern merknad om prosjektet, kommer ut på faktura.
- DG: Verdig for forventet dekningsgrad på prosjektet, kun aktuelt for de som benytter funksjonalitet rundt automatisk periodisering for at regnskapet skal bli riktig. Kan også settes til fast standard verdi og endres ved behov. Skjules dersom dette ikke benyttes.
- Avsetning finans: Henger sammen med feltet over, dersom man benytter funksjon for periodisering skal dette krysset være på, om det ikke benyttes bør feltet skjules.
- Avdeling: Avdelingen som "eier" prosjektet, hentes fra avdelingen som prosjektleder er knyttet til. Kun aktuelt for de som har avdelingsregnskap.
- Kostsenter: Ekstra dimensjon som kan benyttes, skjules dersom den ikke benyttes.
- Sorteringsfelt 1-3: Felter der man kan velge blant verdier man selv har satt opp, benyttes ifbm rapportering og nøkkeltall. Er også mulig å sette krav til disse.
- Intern start- og sluttdato: Benyttes dersom man har valgt anbud og skal ha avsetning for innestående, sett i så tilfelle Sluttdato til den datoen du forventer at prosjektet er ferdig og du skal fakturere det som tidligere er avsatt som innestående.
- Deres ref.nr: Dersom kunden ønsker faktura merket med et referansenummer legges dette inn her.
- Kontaktperson faktura: Benyttes for å merke faktura med et navn oppgitt av fakturamottaker, kan velge i nedtrekkslisten eller skrive direkte i feltet.
- Telefon: Hentes fra kunden, dersom nødvendig å endre bør det gjøres på kunden slik at det blir riktig neste gang.
- Faktureringsmetode: Hentes fra kunden, må endres på kunden dersom det er aktuelt.
- Kontraktsum: Dersom prosjektet er anbud og man skal fakturere mer enn én faktura er det lurt å legge inn beløpet her, da fremkommer det oppstilling på faktura med informasjon om Kontraktsum, Fakturert hittil og Gjenstående. Det som legges inn her blir også automatisk opprettet som akonto linje.
- Velg adresse: Her kan man velge i adresser som er lagret på kunden, veldig nyttig om man ofte jobber på forskjellige steder på samme kunde. Forskjellige leveringsadresser legges inn på arkfanen Adresse på kunden.
- Leveringsnavn og tilhørende adressefelter: Henger sammen med feltet over, men man kan også skrive inn manuelt i disse feltene, dette er arbeidsstedet og adressen som kommer ut på dokumentasjonen, viktig at dette er riktig.
- Tilordre prosjekt til medarbeider: Her kan tilordne prosjektet til flere montører utover ansvarlig montør.